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Aufgaben

Der Bereich Aufgaben dient der strukturierten Erfassung und Nachverfolgung von To‑dos in persönlichen oder gemeinsamen Sammlungen. Aufgaben können mit Fälligkeiten, Erinnerungen, Teilaufgaben und mehr versehen werden.

Aufgabensammlungen

Aufgaben werden in Sammlungen organisiert. Jede Sammlung kann mehrere Buckets (Spalten) enthalten, z.B. „Neu“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“. Das Layout entspricht einem Kanban-Board: Aufgaben lassen sich per Drag & Drop zwischen Buckets verschieben.

  • Persönliche Sammlungen: Nur für den Ersteller sichtbar (z.B. „Meine Aufgaben“)
  • Gemeinsame Sammlungen: Für mehrere Nutzer sichtbar und bearbeitbar, abhängig von den Berechtigungen
  • Farben: Sammlungen und Buckets können zur besseren Orientierung eingefärbt werden
  • Sortierung: Sammlungen und Buckets lassen sich per Sortierreihenfolge anpassen

Berechtigungen

Berechtigungen werden pro Sammlung vergeben. Die Stufen sind:

  • Lesen (read): Aufgaben einsehen
  • Vorschlagen (suggest): Aufgaben erstellen (typischerweise im Bucket „Neu“ / Vorschlag)
  • Abhaken (complete): Aufgaben als erledigt markieren
  • Verwalten (manage): Sammlung bearbeiten, Buckets und Berechtigungen verwalten, Aufgaben löschen und verschieben

Berechtigungen können an folgende Objekte vergeben werden:

  • Einzelne Nutzer
  • Rollen (z.B. Verwaltung, OB)
  • Einheiten
  • Listen (z.B. Helferlisten)
  • Ganze Organisation

Zuweisen

Aufgaben können Mitgliedern zugewiesen werden. Mehrere Zuweisungen pro Aufgabe sind möglich.

  • E-Mail bei Zuweisung: Zugewiesene Mitglieder erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung
  • Filter nach Zugewiesenem: In einer Sammlung lassen sich Aufgaben nach „Meine Zuweisungen“ oder nach einem bestimmten Mitglied filtern
  • Erledigt von: Beim Abhaken wird gespeichert, wer die Aufgabe erledigt hat

Fälligkeiten und Erinnerungen

  • Fälligkeitsdatum: Aufgaben können mit einem Fälligkeitsdatum versehen werden
  • Erinnerungstypen: Zur Fälligkeit, 1 Tag vorher, 1 Woche vorher, 1 Monat vorher
  • Automatische Erinnerungen: Ein Scheduler sendet Erinnerungen per E-Mail an Zugewiesene (falls vorhanden) bzw. an den Ersteller
  • Filter: Überfällige oder demnächst fällige Aufgaben können gefiltert werden (z.B. nächste 7 Tage)

Teilaufgaben

Pro Aufgabe können mehrere Teilaufgaben (Sub-Tasks) angelegt werden. Jede Teilaufgabe hat einen eigenen Status (offen/erledigt) und kann einzeln abgehakt werden.

  • Sortierreihenfolge: Teilaufgaben lassen sich sortieren
  • Fortschritt: Der Fortschritt wird z.B. als „X von Y erledigt“ angezeigt

Dateianhänge

Aufgaben können Dateianhänge erhalten. Die Anhänge werden zentral im System gespeichert.

  • Hochladen: Mehrere Dateien pro Aufgabe (z.B. max. 10 Einträge)
  • Maximale Größe: Pro Datei typischerweise bis ca. 10 MB
  • Sicherheit: Bestimmte Dateitypen (z.B. .exe, .bat, Skripte) werden blockiert

Sortierung

  • Aufgaben: Innerhalb eines Buckets per sort_order; Drag & Drop zum Umsortieren
  • Buckets: Per sort_order innerhalb einer Sammlung
  • Sammlungen: Per sort_order in der Übersicht
  • Teilaufgaben: Eigene Sortierreihenfolge pro Aufgabe

Die Sortierreihenfolge kann von Nutzern mit Verwaltungsrechten per Drag & Drop geändert werden.

Direkt erstellen über FAB-Menü

Das FAB-Menü (Floating Action Button) ist auf vielen OV-Seiten sichtbar und ermöglicht den schnellen Zugriff auf häufige Aktionen.

  • Neue Aufgabe: Klick auf das Symbol (z.B. „Neue Aufgabe“) öffnet ein Modal
  • Modal-Inhalt: Titel, optional Sammlung, Beschreibung, Fälligkeit, Erinnerung
  • Standard-Sammlung: Ohne Auswahl einer Sammlung wird die persönliche Sammlung „Meine Aufgaben“ verwendet
  • Erinnerungsoptionen: Keine Erinnerung, zur Fälligkeit, 1 Tag vorher, 1 Woche vorher, 1 Monat vorher

Die so erstellte Aufgabe landet im ersten Bucket der gewählten Sammlung (z.B. „Neu“).

Weitere Funktionen

Wiederkehrende Aufgaben

Aufgaben können als wiederkehrend definiert werden. Nach Abschluss einer Vorkommen wird automatisch ein neues Vorkommen angelegt.

  • Intervalle: Tage, Wochen, Monate, Jahre
  • Tag im Monat: Z.B. festes Datum (1., 15., 31.) pro Monat
  • Übernahme: Zugewiesene und Teilaufgaben werden in das neue Vorkommen übernommen

Tags

Aufgaben können mit Tags versehen werden. Tags sind organisationsweit nutzbar und dienen der Kategorisierung und Filterung.

Priorität und Dringlichkeit

  • Priorität: Niedrig, Mittel, Hoch
  • Dringlich (urgent): Zusätzliches Flag für besonders zeitkritische Aufgaben

Verknüpfungen (Subjects)

Aufgaben können mit Objekten verknüpft werden:

  • Fahrzeug
  • Mitglied
  • Einheit
  • Liste

Dies ermöglicht z.B. die Zuordnung von Wartungsaufgaben zu Fahrzeugen oder von To‑dos zu bestimmten Einheiten.

In andere Sammlung verschieben

Aufgaben lassen sich in eine andere Sammlung verschieben, sofern der Nutzer dort Schreibrechte hat.

Ansichtsmodi

  • Spaltenansicht (Kanban): Aufgaben als Karten in Buckets
  • Listenansicht: Aufgaben in einer Tabelle

Der gewählte Modus wird pro Nutzer gespeichert.

Suche

Über einen Suchbegriff können Aufgaben innerhalb einer Sammlung in Titel und Beschreibung gefiltert werden. Die Suche ist URL-kompatibel (Deep-Link zu bestimmten Aufgaben möglich).

E-Mail-Benachrichtigungen

  • Neue Aufgabe in Sammlung: Nutzer mit Verwaltungsrechten werden informiert
  • Aufgabe zugeteilt: Zugewiesene erhalten eine Benachrichtigung
  • Erinnerung: Bei Fälligkeit/Erinnerungstermin wird eine E-Mail versendet

Aufgaben können einen optionalen URL-Feld haben, z.B. für Verweise auf externe Dokumente oder Systeme.