Termine

Termine sind einzelne Veranstaltungen – z. B. Lehrgänge, Seminare, externe Einladungen – im Gegensatz zu regulären Diensten. Sie können zu einer Veranstaltungsreihe gehören oder eigenständig sein. Es wird kein Ausbildungsinhalt eingetragen und die Teilnehmenden werden eingeladen.

Termine erstellen

• Pfad: /ov/calendar/termin/new
• Jedes OV-Mitglied kann Termine erstellen

Termine erstellen von jeder Seite in HERA

Ein Termin kann von jeder Seite in HERA erstellt werden. Unten rechts auf das Plus-Symbol klicken.

In dem Menü auf das Kalendersymbol klicken.

Termin bearbeiten

• Über Kalender → Eintrag auswählen → Bearbeiten
• Berechtigung: Ersteller, Leitend für den Termin oder Verwaltung/OB/AB

Veranstaltungsreihen

Termine mit mehreren möglichen Daten werden als Veranstaltungsreihen angelegt. Dort können Teilnehmende abstimmen und ein endgültiges Datum festgelegt werden.

Termindetails

Termine enthalten andere Details als Dienste.

• Zusätzlich Dateinanhänge, z.B. für Einladungen
• Rückmeldefrist: Wann muss eine Rückmeldung an die Einladenene Organisation/Person erfolgen
• Teilnehmer werden eingeladen und können Zu- oder absagen.
• Keine Einheit
• Keine Dienstart
• Keine Ausbildungsinhalte

Ort/Raum

Für Termine und Dienste können Orte oder Räume gewählt werden.

Im Bereich Ort/Raum auf Auswählen klicken.

Es kann eine Adresse eingegeben werden

Es können beliebig viele Orte oder Räume gewählt werden, die von der Verwaltung unter Orte & Räume erfasst wurden.

Die gewählten Orte können, beim Bearbeiten des Termins, aus dem Termin entfernt werden.

Teilnehmende

Für Termine und Dienste können die Teilnehmenden auf drei unterschiedliche Arten gewählt werden

• Personen: Einzelne Personen, z.B. als Leitend oder Begleitend gekennzeichnet
• Einheiten: Alle Mitglieder der gewählten Einheiten werden eingeladen
• Listen: Alle Personen der gewählten Liste werden eingeladen
• Alle Helfer/innen: Alle Mitglieder des Ortsverbands

Um teilnehmende zu wählen, kann die Auswahl durch eine Suche eingeschränkt werden.

Auswahl einer einzelnen Person, die den Termin oder Dienst leited oder begleitet.

Auswahl einer Liste. Alle Personen auf der Liste werden eingeladen. Mit einer Liste Ortsauschuss oder Ausbilder GA können Dienste oder Termine gezielt für diese Personengruppen erstellt werden. Wenn sich die Besetztung der Liste ändert, sind die Terminzuorndnungen automatisch aktualisiert. Hier ist die Liste Probedienst gewählt, das sind die Interessenten für die Mitgliedschaft im THW, die an Probediensten teilnehmen möchten.

Werden Einheiten - oder OV-Gruppen - gewählt, werden alle Mitglieder der gewählten Einheiten eingeladen.

Die Liste der Teilnehmenden kann beim Bearbeiten jederzeit geändert werden. Werden nachträglich Einträge hinzugefügt, muss der Versand von Einladungen erneut ausgelöst werden.

Fahrzeuge

Für jeden Termin oder Dienst können die benötigen Fahrzeuge gebucht werden.

Die Fahrzeuge sind nach zuständigen Einheiten gruppiert.

Es wird gewarnt, wenn die verfügbaren Sitzplätze nicht für die anzahl der geplanten Personen reicht.

Es wird über Terminkonflikte bei gebuchten Fahrzeugen informiert.

Im Termin wird der Status der Fahrzeuggenehmigungen angezeigt.

Anlagen

Für Termine können Dateien (Bilder oder PDF) angehängt werden. Alle Eingeladenen Teilnehmenden haben Zugriff auf diese Inhalte.

Im Bereich Anlagen auf Auswählen klicken.

In dem Dialog können Dateien per Drag&Drop oder Dateiauswahl hinzugefügt werden. Bereits erfasste Dateien können über das Mülleimersymbol gelöscht werden.

Rückmeldung

Eine Rückmeldung bedeutet, es muss z.B. die Anzahl der Teilnehmenden an einen Veranstalter gemeldet oder ein Raum gebucht werden. Unter Rückmeldung kann dafür eine Frist und ein Kontakt eingetragen werden.

Eingabe der Fälligkeit der Rückmeldung und der Kontaktdaten des Ansprechpartners.

Die verantwortliche Person für den Termin (leitend oder planend) wird einen Tag vor der Frist per E-Mail über den aktuellen Stand der Zusagen informiert und an die Rückmeldung und den Kontakt erinnert.

Sichtbarkeit

Für Termine können drei Sichtbarkeiten ausgewählt werden:

• Entwurf: Nur die planende Person und alle gewählten Teilnehmenden können den Termin sehen. Im Kalender ist er als [Entwurf] gekennzeichnet
• Nicht öffentlich: Nur die planende Person und alle gewählten Teilnehmenden können den Termin sehen. Im Kalender ist er als [Nö] gekennzeichnet
• Öffentlich: Alle OV-Mitglieder können den Termin sehen

Einladungen und Rückmeldungen

Im Abschnitt Einladungen wird der Ablauf des Einladens und die Rückmeldungen beschrieben.