Veranstaltungsreihen

Veranstaltungsreihen sind Termine mit mehreren möglichen Datumsoptionen. Teilnehmende können abstimmen, danach wird ein endgültiges Datum festgelegt.

Ablauf

1. Erstellen – Ein Haupttermin wird mit mehreren Ausführungsoptionen (möglichen Terminen) angelegt.
2. Einladung – Teilnehmende erhalten Einladungen zu den Optionen.
3. Abstimmung – Teilnehmende geben Zu-/Absagen zu den einzelnen Terminen.
4. Festlegung – Ein verantwortlicher Nutzer legt den endgültigen Termin fest („Datum finalisieren“).
5. Benachrichtigung – Alle Beteiligten werden über das festgelegte Datum informiert.

Technische Umsetzung in HERA

• Der Haupttermin (Parent-Entry) enthält die Stammdaten und Teilnehmenden.
• Ausführungsoptionen (Execution-Entries) sind jeweils mit Start/Ende pro Option verknüpft.
• Die Teilnehmenden werden am Haupttermin konfiguriert und gelten für alle Optionen.
• Nach der Festlegung gilt nur noch der finalisierte Eintrag; Benachrichtigungen werden verschickt.

Berechtigungen

• Erstellen/Bearbeiten: wie bei normalen Terminen (Verwaltung, OB, AB, Leitend für Einheit).
• Datum finalisieren: Berechtigte für den Eintrag.

Hinweis

Veranstaltungsreihen werden über dasselbe Formular wie normale Termine angelegt; die Mehrfach-Optionen werden dort konfiguriert.

Terminauswahl - Doodle-Modus

Trage nun alle Termine ein, die zur Abstimmung angeboten werden sollen.

Für die Auswahl eines Termins mit den meisten Teilnehmenden, erstelle einen Termin und wähle "Ausführungstermine". Aktiviere die Option "Mehrere Ausführungstermine anbieten" und wähle "Verfügbarkeitsabfrage".

Aktiviere den Modus Bearbeiten um die Ausführungstermine zu erstellen oder zu ändern.

Du kannst einzelene Ausführungstermine nachträglich ändern oder ergänzen.

Zum Einladen aktiviere vor dem Speichern "Einladungen sofort versenden".

Bei der Rückmeldung für eine Terminreihe können die Eingeladenen die Termine wählen, zu denen Sie Zeit haben. Während der Abstimmung werden die Zusagen Live aktualisiert sowohl im Rückmeldeformular wie auch im Kalendereintrag.

Nach Eingang der Rückmeldungen wird endgültige Termin festgelegt. Alle Teilnehmenden werden über die Auswahl informiert und die alternativen Optionen werden abgesagt.

Terminauswahl - Platzbuchung

Im Modus Platzbuchung können die eingeladenen Teilnehmer jeweils einen verfügbaren Termin aus den angebotenen Ausführungsterminen wählen. Die Buchungen werden Live aktualisiert und sind während der Auswahl eines Termins und in den Details eines Termins sichtbar.

Anwendungsbeispiele sind die Verteilung von 80 Personen zur Erste-Hilfe-Ausbildung auf fünf Termine, mit je 16 Plätzen, oder Teilnehmende für ein Fahrsicherheitstraining mit begrenzter Kapazität.

Die eingeladenen Teilnehmenden können nur Termine wählen, die noch nicht ausgebucht sind. Wenn für kein Termin passt, kann Keine Zusage gewählt werden.

Die Rückmeldungen werden in den Kalendereinträgen live aktualisert.