Nutzungsanmeldungen

Nutzungsanmeldungen dienen der Verwaltung von Anmeldungen für die Nutzung von Orten und Räumen (z.B. Übungsgelände, Hallen). Kalendereinträge mit Anmeldepflicht erscheinen hier – die Verwaltung erstellt die Anmeldung als PDF, unterzeichnet sie und reicht sie bei der zuständigen Stelle ein.

Zugriff: /ov/manage/location-requests – nur für Nutzer mit der Rolle Verwaltung, OV-Administration oder SM.

Übersicht

Die Verwaltung der Nutzungsanmeldungen erfolgt unter OV → Verwaltung → Nutzungsanmeldungen.

Auf der Übersichtsseite finden Sie:

• Neue Anmeldung erstellen – Auswahl geplanter Kalendereinträge und Erstellung einer PDF-Anmeldung
• Bestehende Anmeldungen – gefiltert nach Status (Ausstehend, Genehmigt, Abgelehnt)

Anmeldung erstellen

1. Einträge auswählen

Die Tabelle listet geplante Nutzungen mit Anmeldepflicht – gruppiert nach Zeitraum. Pro Gruppe werden angezeigt:

• Kalendereintrag (Titel, verlinkt)
• Ort bzw. Nutzungsort

• Einheit

• Einträge über die Checkboxen auswählen (mehrere möglich)

• Auf Anmeldung erstellen klicken
  – oder direkt Antrag erstellen bei einer Gruppe, wenn Vorlage und Einträge bereits passen

2. PDF-Vorlage wählen

Nach der Auswahl erscheint der Auswahldialog:

1. PDF-Vorlage aus dem Dropdown wählen (z.B. BW-Nutzungsanmeldung)
2. Auf Weiter klicken

Sind keine PDF-Vorlagen angelegt, muss zuerst unter PDF-Vorlagen eine Vorlage mit Verwendungszweck „Nutzungsanmeldung“ erstellt werden.

3. PDF prüfen und unterzeichnen

Auf der Erstellungsseite werden angezeigt:

• PDF-Vorschau – die mit Daten aus den Kalendereinträgen befüllte Vorlage

• Kalendereinträge – Zusammenfassung der ausgewählten Termine, Orte, Verantwortlichen

• PDF prüfen (u.a. Orte, Zeitraum, Checkboxen)

• Auf Unterzeichnen klicken
  – bei Signaturfeldern in der Vorlage muss zuvor eine Unterschrift im Profil gespeichert sein
• Auf Antrag speichern klicken

Die Anmeldung wird gespeichert und erscheint in der Übersicht mit Status Angemeldet.

Bestehende Anmeldungen

Filter

Über die Tabs lassen sich die Anmeldungen filtern:

• Ausstehend – Geplant oder Angemeldet (noch keine Entscheidung)
• Genehmigt – von der zuständigen Stelle genehmigt
• Abgelehnt – abgelehnt (mit Begründung)

Details aufrufen

Über Details bei einer Anmeldung gelangen Sie zur Detailansicht.

Anmeldung prüfen (Details)

In der Detailansicht werden angezeigt:

• Verwalteter Ort, Zeitraum, Status
• Verknüpfte Kalendereinträge (mit Links)
• Angemeldet am / Angemeldet von
• Bei Bearbeitung: Beantwortet am / Beantwortet von, Anmerkungen

PDF-Dokumente

• Vorhandene PDFs (z.B. eingereichte Anmeldung) können heruntergeladen werden
• PDF hochladen – Genehmigungs- oder Ablehnungsbescheid als Anlage an alle Kalendereinträge der Anmeldung anhängen
• PDF neu erstellen – weitere PDFs aus einer anderen Vorlage erzeugen

Genehmigen oder Ablehnen

Bei Anmeldungen mit Status Ausstehend:

• Genehmigen – optional Anmerkungen eingeben, dann genehmigen
• Ablehnen – Grund für Ablehnung angeben (Pflichtfeld), dann ablehnen

Die Anmeldung erhält den jeweiligen Status (Genehmigt / Abgelehnt).

Über die Entwscheidung werden die Verantwortlichen informiert.

Voraussetzungen

• PDF-Vorlagen mit Verwendungszweck „Nutzungsanmeldung“ müssen unter PDF-Vorlagen angelegt und mit Platzhaltern konfiguriert sein
• Orte/Räume müssen mit Anmeldepflicht konfiguriert sein, damit die Einträge in der Tabelle erscheinen
• Kalendereinträge müssen für die gewählten Orte existieren