PDF-Vorlagen
PDF-Vorlagen werden zur Erzeugung von Nutzungsanmeldungen und weiteren Dokumenten verwendet. Sie definieren Platzhalter-Elemente, die beim Erzeugen eines PDFs mit Daten aus der Anmeldung befüllt werden.
Zugriff: /ov/manage/pdf-templates – nur für Nutzer mit der Rolle Verwaltung.
Übersicht
Die Verwaltung der PDF-Vorlagen erfolgt unter OV → Verwaltung → PDF-Vorlagen oder direkt über /ov/manage/pdf-templates.
- Neue Vorlage anlegen: Über den Button „Neue Vorlage“ oder den Link „Erste Vorlage anlegen“, wenn noch keine Vorlagen existieren
- Bearbeiten: Über „Bearbeiten“ in der Aktionsspalte jeder Vorlage
- Löschen: Über das Papierkorb-Icon, mit Bestätigungsdialog (die zugehörige PDF-Datei wird ebenfalls entfernt)
Vorlage anlegen
- Auf Neue Vorlage klicken
- Name und Verwendungszweck eingeben (aktuell: Nutzungsanmeldung)
- Optional: Dateiname-Vorlage für generierte PDFs
- Eine PDF-Datei hochladen (max. 15 MB, Format .pdf)
- Speichern – danach wird zur Bearbeitung der Platzhalter weitergeleitet
Vorlage bearbeiten
Unter /ov/manage/pdf-templates/:id/edit können Sie:
- Name, Verwendungszweck und Dateiname-Vorlage ändern
- Die PDF-Datei durch eine neue ersetzen (Upload)
- Platzhalter-Elemente hinzufügen und konfigurieren
Platzhalter-Elemente
Jedes Element beschreibt eine Position auf der PDF-Seite und welche Daten dort eingetragen werden. Folgende Element-Typen gibt es:
| Typ | Verwendung |
|---|---|
| Text | Dynamische Texte (Daten aus der Anmeldung) |
| Checkbox | Ankreuzfelder (z.B. für Orte/Räume) |
| Signatur-Grafik | Signaturbild |
| Signatur-Text | Signatur-Text (z.B. Ort und Datum) |
Verfügbare Text-Platzhalter
Für Nutzungsanmeldungen stehen u.a. folgende Schlüssel zur Verfügung:
| Anzeige | Schlüssel |
|---|---|
| Von-Datum | date_from |
| Bis-Datum | date_to |
| Von-Zeit | time_from |
| Bis-Zeit | time_to |
| Stärke | strength |
| Anmeldedatum | application_date |
| Verantwortliche | responsible_names |
| Signatur/Ort/Datum | signature_place_date |
Zuordnung von Elementen
- Text: Einem der oben genannten Schlüssel oder festem Text zuordnen
- Checkbox: Einem Ort/Raum aus der Nutzungsanmeldung oder einem anderen Feld zuordnen – wird je nach Auswahl angekreuzt oder leer gelassen
- Fester Text / Feste Checkbox: Unabhängig von den Anmeldedaten immer denselben Inhalt einfügen
Formularfelder aus dem PDF laden
Falls die PDF AcroForm-Felder enthält, können diese automatisch erkannt werden:
- Formularfelder laden – liest alle Felder der hochgeladenen PDF
- Die gefundenen Felder erscheinen als Liste; Sie können sie anklicken und einem Platzhalter zuordnen
- Formularfelder zurücksetzen – entfernt die Anzeige der geladenen Felder
Manuelles Hinzufügen von Elementen
Ohne Formularfelder oder für zusätzliche Bereiche können Sie Elemente manuell hinzufügen:
- Element hinzufügen – Typ wählen (Text, Checkbox, Signatur-Grafik, Signatur-Text)
- Seite sowie Position (x, y) und Größe (Breite, Höhe) angeben
- Zuordnung (Schlüssel, Ort, feste Werte) definieren
Die PDF-Vorschau zeigt die positionierten Elemente an.
Löschen
Beim Löschen einer Vorlage wird ein Bestätigungsdialog angezeigt. Die zugehörige PDF-Datei auf dem Server wird mitgelöscht. Nutzungsanmeldungen, die diese Vorlage verwenden, behalten ihren bestehenden PDF-Export; nur zukünftige Erzeugungen benötigen eine andere Vorlage.