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Anwendungsfälle

Typische Anwendungsfälle in eine Ortsverband, die HERA unterstützt.

Registrierung des Ortsverbands in HERA

  • E-Mail Adresse eingeben und Ortsverband wählen
  • Zweistufingen Registrierungsprozess durchlaufen, dabei wird ein Bestätigungscode an die E-Mail Adresse des Ortsverbands esendet
  • Anmeldung bestätigen und die Nutzungsbedingungen annehmen.
  • Einheiten (Züge, Gruppen) und Funktionen werden durch einen Import der Helferliste in HERA angelegt und aktualisiert.
  • Die Daten der OV-Mitglieder können per Import (z.B. CSV) hochgeladen werden.
  • OV-Gruppen werden durch einen weiteren Import erstellt.
  • Benutzerkonten werden erstellt und Rechte vergeben.

Bewerbermanagement

Interessent: Digitale Registrierung

  • Name und E-Mail-Adresse werden eingegeben.
  • Ein Magic-Link zur Bestätigung wird per E-Mail versendet.
  • Der Aufnahmeprozess des Ortsverbands wird durchlaufen (Kennenlernabend, Probedienste, Aufnahme).
  • Nach den Probediensten kann die Bewerbung schrittweise ausgefüllt werden (Persönliches, Kontakte, Arbeitgeber, Qualifikationen, Dokumente, Impfungen usw.).
  • Der Bewerbungsstand ist jederzeit einsehbar.

Verwaltung: Bewerbungen verwalten

  • Alle Interessenten und deren Status werden angezeigt.
  • Die Kommunikation mit Bewerbern erfolgt per E-Mail.
  • Die Vollständigkeit der Bewerbung kann geprüft werden; Bewerber können aufgenommen oder abgelehnt werden.

Kalender und Dienste

Dienste Planen

Dienste bilden alle Dienstveranstaltungen ab, die Ausbildungsinhalte beinhalten, wie Fach- oder Grundausbildung. Von Diensten können sich die Teilnehmenden abmelden, sie müssen jedoch nicht zusagen.

HERA unterstützt die Dienstplanung durch die Ausbildungsüberwachung. Bei der Planung von Diensten werden die Ausbildungsinhalte empfohlen, die z.B. lange nicht eingeplant waren oder bei vielen Gruppenmitgliedern offen sind.

Führungskraft: Dienste planen

  • Plane Dienste im Kalender:
  • Die Standardtermine für deinen OV unterstützen dich bei der Planung
  • Wähle die Art des Dienstes
  • Ausbildungsinhalte
  • Orte oder Räume
  • Teilnehmende und Fahrzeuge
  • Zwei Stunden vor dem Dienst erhälst du eine Übersicht über Abmeldungen
  • Über Spätere Abmeldungen wirst du direkt informiert

Helfer/in: Dienste: Information und Abmeldung

  • Du kannst alle Daten zum geplanten Dienst in HERA sehen
  • Aboniere den Kalenderfeed um alle Termine und Dienste direkt in deinem Kalender zu sehen
  • Du erhälst einen Tag vor dem Dienst eine Erinnerung
  • Du kannst dich von Diensten in HERA abmelden, die Verantwortlichen für den Dienst werden informiert

Führungskraft: Termine planen

  • Für Veranstaltungen, die keine regulären Ausbildungsdienste sind, erstelle einen Termin
  • Bei Veranstaltungsreihen kann Terminauswahl oder Buchung angeboten werden:
  • Finde den Termin mit den meisten Zusagen und lege diesen als endgültigen Termin fest
  • Plane eine Veranstaltunge mit mehreren Terminen und begrenzten Plätzen
  • Teilnehmende werden zu Terminen eingeladen und können zu- oder absagen
  • Rückmeldungen (Zusage/Absage) sind für alle Teilnehmenden einsehbar.
  • Sende Nachrichten direkt an alle Teilnehmenden eines Termins
  • Informiere die Verwaltung nach dem Termin über die tatsächliche Dauer und die Teilnemenden, damit die Dienstzeit gebucht werden kann.

Termine Planen

Termine sind Dienstveranstaltungen, die nicht regelmäßig stattfinden und/oder keine Ausbildungsinhalte beinhalten. Zu Terminen werden die Teilhemenden eingeladen. Sie könne zu- oder absagen. Es stehen dabei Funktionen für die Planung von Veranstaltungsreihen oder die Terminfindung für einen Personenkreis zur Verfügung. Es ist möglich Kontakte für Rückmeldungen und eine Rückmeldefrist festzulegen, z. B. um rechtzeitig auf eine Einladung zu reagieren.

Helfer/in: Zu Terminen anmelden

  • Die Einladung wird per E-Mail und wahlweise per Push-Nachricht versandt
  • Einladungen für Termine können mit Zusage oder Absage beantwortet werden.
  • Erinnerungen werden per E-Mail und Push versendet.
  • Abwesenheitszeiten können eingetragen werden, in denen keine Verfügbarkeit besteht, in dem Zeitraum werden Einladungen automatisch abgelehnt und man wird von Diensten abgemeldet.

Fahrzeuggenehmigungen

  • Für Dienste oder Termine können Fahrzeuge gebucht werden.
  • Die Verantwortlichen (Führungskraft der Teileinheit des Fahrzeugs) genehmigen die Nutzung
  • Terminkonflikte werden bei der Planung und Genehmigung angezeigt
  • Eine Nutzungsübersicht zeigt an, wann welche Fahrzeuge eingplant sind.

Ausbildungsüberwachnug

  • Alle OV-Mitglieder können ihren akuellen Ausbildungsstand einsehen
  • Führungskräfte können den Ausbildungsstandfür alle Mitglieder ihrer Einheit oder Teileinheit einsehen
  • Ausbildungsbeauftragte, Verwaltung und Ortsbeauftragte können den Ausbildungsstand aller OV Angehörigen überwachen

Mitteilungen an die OV-Mitglieder

Mitteilungen veröffentlichen

  • Mitteilungen werden mit Titel, Beschreibung und optionalem Titelbild erstellt.
  • Zielgruppen können gewählt werden (z.B. Zugführer, Gruppenführer, alle OV-Mitglieder).
  • Abhängig von der Funktion des Nutzers können unterschiedliche Zielgruppen addressiert werden.
  • Lesebestätigung kann verlangt werden (normal, dringend oder zwingend).
  • Kommentare können zugelassen werden.
  • Es können Abstimmungen durchgeführt werden

Helfer/in: Mitteilungen lesen

  • Ungelesene Mitteilungen werden im Dashboard angezeigt.
  • Bei zwingender Lesebestätigung muss bestätigt werden, bevor HERA weiter genutzt werden kann.
  • Bei Bedarf kann kommentiert werden.

Listen und Aufgaben

Verwaltung: Listen führen

  • Listen enthalten entweder Personen (OV Mitglieder) oder Elemente die frei benannt werden können.
  • Die Listen können beliebige Spalten enthalten, z.B. für Berechitgungen, Gesundheitsdatem (z.B. Impfstatus) oder Eingabfelder
  • Die Zugriffsrechte auf Listen können für Rollen oder Personen vergeben werden.

Helfer/in: Aufgaben erledigen

  • Zugewiesene Aufgaben werden in Sammlungen angezeigt.
  • Aufgaben können verschoben (z.B. in „Erledigt") und mit Anhängen versehen werden.
  • Erinnerungen werden bei Fälligkeiten versendet.

Fahrzeuge und Gefahrstoffe

Schirrmeister/in: Fahrzeuge verwalten

  • Fahrzeuge und deren Prüffristen werden erfasst (HU, SP uvm.).
  • Bei anstehenden Fälligkeiten erfolgt eine Benachrichtigung.
  • Der Status der Fahrzeuge kann aus STEIN übernommen und an STEIN gesendet werden

Gefahrstoffverzeichnis

  • Der Ortsverband kann ein Gefahrstoffverzeichnis in HERA führen
  • Es enthält den aktuellen Gefahrstoffkatalog des THW
  • Helfer/innen aus dem OV können die Nutzung vonm Stoffen melden, mit Mengen und Lagerort
  • Schirrmeister können die Nutzung genehmigen
  • Stoffe, die nicht im Katalog enthalten sind, können erfasst werden
  • Schirrmeister/OB geben die Nutzung frei oder lehnen sie ab.

STEIN-Integration

Status von Einheiten und Fahrzeugen

  • HERA tauscht Daten mit STEIN (Status-Einsatz-Anwendung des THW) aus.
  • Fahrzeuge und Einheiten können mit STEIN synchronisiert werden.
  • Webhooks informieren HERA über Änderungen aus STEIN.