Leistungsverzeichnis für HERA
HERA ist eine Anwendung zur digitalen Unterstützung der täglichen Arbeit in einer Dienststelle. Die Anwendung bündelt Informationen, Abläufe und Rückmeldungen, die im Dienstbetrieb regelmäßig anfallen, an einem zentralen Ort.
Dieses Leistungsverzeichnis beschreibt den Funktionsumfang der Anwendung. Es richtet sich an Verantwortliche und Interessierte in der Dienststelle, die einen vollständigen Überblick über die enthaltenen Leistungen wünschen.
Beitrag zur Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung
Das Technische Hilfswerk ist eine Bundesanstalt im Geschäftsbereich des Bundesministeriums des Innern und für Heimat. Es ist damit Teil der unmittelbaren Bundesverwaltung. Für die Bundesverwaltung gilt der gesetzliche Auftrag, Verwaltungsleistungen elektronisch anzubieten und Prozesse durchgehend digital zu gestalten.
Maßgeblich sind insbesondere:
- Onlinezugangsgesetz (OZG) und seine Fortschreibung im OZG-Änderungsgesetz (OZG 2.0). Bund, Länder und Kommunen sind verpflichtet, Verwaltungsleistungen elektronisch über einen Portalverbund anzubieten. Bürgerinnen und Bürger erhalten innerhalb der gesetzlichen Fristen einen Rechtsanspruch auf elektronische Verwaltungsleistungen des Bundes.
- THW-Mitwirkungsverordnung (THWMitwV) § 2 sieht ausdrücklich vor, dass der Antrag auf Aufnahme als Mitglied schriftlich oder elektronisch gestellt werden kann. Auch die Mitteilung über die Probezeit kann schriftlich oder elektronisch erfolgen. Damit ist der elektronische Aufnahmeantrag gesetzlich nicht nur zulässig, sondern als gleichrangige Form vorgesehen.
HERA leistet einen unmittelbaren Beitrag zur Erfüllung dieses Auftrags:
- Im Modul Bewerbermanagement bildet HERA den Aufnahmeprozess durchgängig digital ab. Interessierte registrieren sich online, erhalten ihre Informationen elektronisch, durchlaufen die Probedienstphase mit digitalen Rückmeldungen und füllen den Aufnahmeantrag schrittweise in einem geführten Assistenten aus. Die Verwaltung prüft die Antragsbestandteile und kommuniziert elektronisch mit den Antragstellenden.
- Wiederkehrende Verwaltungsprozesse in der Dienststelle – beispielsweise Datenänderungen, Bescheinigungen, Dienstzeitbuchungen oder Nutzungsanmeldungen – sind in HERA durchgängig elektronisch abgebildet. Schriftliche Vorgänge mit Unterschrift werden über digital signierte PDF-Vorlagen unterstützt.
- HERA verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage einer ausdrücklichen, jederzeit widerrufbaren Einwilligung der betroffenen Person. Die zugehörigen Funktionen sind im Kapitel Einwilligung und Datenschutz beschrieben.
Damit unterstützt HERA Dienststellen dabei, die regulatorischen Erwartungen an eine moderne, medienbruchfreie Verwaltungspraxis im Rahmen der Organisation-Dienstbetriebs konkret umzusetzen.
Wer kann HERA nutzen?
HERA steht allen Angehörigen einer Dienststelle zur Verfügung.
Die Anwendung ist ausdrücklich nicht auf Personen mit formalen Verwaltungsaufgaben beschränkt. Mitglieder, Führungskräfte, Funktionsträgerinnen und Funktionsträger sowie die Verwaltung arbeiten in derselben Anwendung. Welche Funktionen jemand sieht und nutzen darf, ergibt sich aus der jeweiligen Rolle und Zugehörigkeit.
HERA wird über handelsübliche Endgeräte genutzt. Dazu zählen Smartphones, Tablets und Computer. Eine Installation auf einem Organisation-Dienstgerät ist nicht erforderlich. Der Zugang erfolgt über einen Webbrowser. Damit ist HERA jederzeit und unabhängig vom Standort verfügbar – beispielsweise in der Dienststelle, von zu Hause, am Arbeitsplatz oder unterwegs.
Abgrenzung zu THWin
HERA ersetzt THWin nicht.
THWin ist die zentrale Verwaltungssoftware der Organisation. Der Zugriff auf THWin ist dort sinnvollerweise auf Personen beschränkt, die mit formalen Verwaltungsaufgaben betraut sind. Die rechtsverbindliche Stammdatenpflege, die Mitgliederakten und vergleichbare Verfahren bleiben in THWin.
HERA verfolgt einen anderen Zweck. Die Anwendung unterstützt die praktische Zusammenarbeit in der Dienststelle. Sie macht Informationen sichtbar, die im Alltag von vielen Personen benötigt werden – zum Beispiel Termine, Dienste, Mitteilungen, Aufgaben, Rückmeldungen, Bekleidungsanforderungen, Schadenmeldungen oder der persönliche Ausbildungsstand.
Wo es sinnvoll ist, schlägt HERA eine Brücke zu bestehenden Verfahren. So können beispielsweise Datenänderungen oder Bescheinigungen, die Mitglieder in HERA melden, von der Verwaltung gesammelt geprüft und anschließend in THWin nachgepflegt werden. Die Datenhoheit bleibt in den dafür vorgesehenen Verfahren.
Grundprinzip
HERA bündelt vier wiederkehrende Aufgabenfelder einer Dienststelle in einer Anwendung:
- Information – wer ist wann wo eingeplant, welche Inhalte sind angekündigt, welche Mitteilungen sind zu beachten.
- Rückmeldung – Zu- und Absagen, Lesebestätigungen, Anforderungen, Meldungen über Schäden oder Gefahrstoffnutzung.
- Planung und Steuerung – Dienste, Termine, Ausbildung, Fahrzeugnutzung, Aufgaben und Listen.
- Nachvollziehbarkeit – Statusverläufe, Protokolle und Übersichten, die Vorgänge dokumentieren.
Aus diesem Grundprinzip leiten sich die in den folgenden Kapiteln beschriebenen Module ab.
Modulübersicht
| Modul | Zweck | Kapitel |
|---|---|---|
| Zugang und Nutzung | Anmeldung, Zwei-Faktor-Schutz, Benachrichtigungen | Zugang und Nutzung |
| Einwilligung und Datenschutz | Einwilligungs-Gate, Datenminimierung, Anonymisierung | Einwilligung und Datenschutz |
| Persönliches Profil | Eigene Daten, Bescheinigungen, Belehrungen | Profil und eigene Daten |
| Kalender, Dienste, Termine | Planung und Rückmeldung im Dienstbetrieb | Kalender und Termine |
| Mitteilungen | Informationen an Zielgruppen | Mitteilungen |
| Aufgaben | Aufgabenverwaltung in Sammlungen | Aufgaben |
| Listen | Strukturierte Datenerfassung | Listen |
| Einheiten und Ausbildung | Einheiten, Themenpläne, Ausbildungsstand | Einheiten und Ausbildung |
| Fahrzeuge | Fahrzeugdaten, Prüffristen, Genehmigung | Fahrzeuge |
| Bekleidung | Anforderung und Kleiderkammer | Bekleidung |
| Gefahrstoffe | Verzeichnis und Nutzungsmeldungen | Gefahrstoffe |
| Inventar und Schadenmeldungen | Bestand und Meldungen | Inventar und Schadenmeldungen |
| Verbandbuch und Erste Hilfe | Dokumentation von Erste-Hilfe-Fällen | Verbandbuch und Erste Hilfe |
| Bewerbermanagement | Aufnahme neuer Mitglieder | Bewerbermanagement |
| Verwaltung und Administration | Mitglieder, Rollen, Importe, Audit, Hintergrundprozesse | Verwaltung und Administration |
Betriebsmodi der Dienststelle
HERA unterstützt zwei Betriebsmodi für die Pflege personenbezogener Daten:
- Manueller Betrieb (Standard für neue Dienststellen) – Personenbezogene THWin-Importe sind ausgeblendet. Mitglieder werden manuell oder über die reduzierte Mitgliederliste angelegt.
- THWin-Personaldaten – Die personenbezogenen THWin-Importe sind verfügbar. Sie verarbeiten ausschließlich Daten von Mitgliedern, die der Datenverarbeitung in HERA und der jeweiligen Datenkategorie ausdrücklich eingewilligt haben.
Der Betriebsmodus wird in die Dienststellen-Einstellungen festgelegt. Eine ausführliche Beschreibung befindet sich im Kapitel Verwaltung und Administration.
Nur mit Datenimport aus THWin verfügbar
Funktionen, die auf personenbezogenen Daten aus THWin beruhen (z. B. Mitgliederliste, Adressen, Bankverbindung, Gesundheitsdaten, Belehrungen, Ausbildungsstand), sind aktuell nicht verfügbar. Eine ausführliche Erläuterung sowie die Alternativen im manuellen Betrieb sind unter Datenimport aus THWin beschrieben.
Hinweis zur Beschreibung
Die Beschreibungen in diesem Leistungsverzeichnis konzentrieren sich auf den Leistungsumfang. Sie sind kein Schritt-für-Schritt-Handbuch. Eine ausführliche Bedienungsanleitung mit Bildschirmfotos finden Verantwortliche im Anwenderhandbuch sowie im Bereich Administration.