Datenimport

Einige Funktionen in HERA sind erst dann vollständig nutzbar, wenn personenbezogene Daten aus der Verwaltungssoftware der Organisation in HERA übernommen werden. Diese Seite beschreibt den aktuellen Stand und die organisatorischen Voraussetzungen.

Nutzungsmöglichkeiten prüfen

Vor der Nutzung von HERA muss geprüft werden, ob die Nutzung in der Organisation aus rechtlich möglich ist. Besonderes Augenmerk gilt hier dem Datenschutz und den genehmigten Verfahren in der Organisation.

Welche Daten sind betroffen?

Ohne Datenimport aus der Verwaltungssoftware sind folgende nicht oder nur schränkt nutzbar:

Mitgliederliste – Mitgliederliste mit Einheiten und Funktionen
Adressen – Kontaktdaten der Mitglieder (Kontakt-Status) sowie Arbeitgeber-Adressen und Arbeitgeber-Erreichbarkeit
Bankverbindungen Prüfung der eigenen Daten im Self-Service
Gesundheitsdaten – Impfungen und Untersuchungen
Belehrungen und Berechtigungen
Ausbildungsstand

Funktionen, die diese Daten benötigen, sind in der Dokumentation mit dem Hinweis „Nur mit Datenimport aus der Verwaltungssoftware verfügbar“ gekennzeichnet.

Was funktioniert ohne Daten-Import?

HERA ist auch ohne Personenimporte produktiv nutzbar. Mitglieder werden auf einem der folgenden Wege in HERA aufgenommen:

Selbst-Registrierung – Interessierte und neue Mitglieder der Dienststelle können sich über das Bewerbermanagement selbst registrieren und ihre Daten freiwillig erfassen.
Manuelle Anlage – Verwaltungsberechtigte legen Mitglieder direkt in HERA an.
Mitgliederliste-Import – Eine reduzierte CSV mit Nachname, Vorname, E-Mail, Einheit und Funktion kann importiert werden. Sie aktualisiert ausschließlich bestehende Mitglieder mit gültiger Einwilligung. Neue Personen werden über diesen Import nicht angelegt.

Damit lassen sich der Kalender, Mitteilungen, Aufgaben, Listen, Einheitenstruktur, Fahrzeuge, Bekleidung, Gefahrstoffe, Inventar, Schadenmeldungen, Verbandbuch, Bewerbermanagement sowie weite Teile der Verwaltung im manuellen Betrieb nutzen.

Voraussetzung: freiwillige Einwilligung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt grundsätzlich auf der Grundlage einer freiwilligen, informierten und jederzeit widerrufbaren Einwilligung der betroffenen Person.

Die Einwilligung kann in HERA erteilt und dokumentiert werden. Beim ersten Aufruf führt HERA eine Person automatisch zum Einwilligungs-Gate. Dort entscheidet sie:

ob HERA ihre Daten generell verarbeiten und speichern darf,
ob optional bestimmte Datenkategorien aus THWin übernommen werden dürfen (Ausbildungsstand, Belehrungen, Kontaktdaten aus der Mitgliederakte, Gesundheitsdaten).

Daten von Personen, die nicht eingewilligt haben, werden in HERA weder gespeichert noch verarbeitet. Importe überspringen Datensätze ohne passende Einwilligung und vermerken dies im Importprotokoll.

Eine ausführliche Beschreibung des gesamten Verfahrens befindet sich im Kapitel Einwilligung und Datenschutz.

Ausblick

Sobald die datenschutzrechtlichen und organisatorischen Voraussetzungen für einen Import personenbezogener Daten aus THWin gegeben sind, können die in der Anwendung bereits vorbereiteten Importe genutzt werden. Bis dahin verbleibt der Betrieb im manuellen Modus.